La comptabilité avec Retkoop
Sommaire
Clôture des comptes et des comptes rendus
Vérification des comptes
Adhésion
Libellés de vos commandes
Tutoriels Retkoop
Clôture des comptes et des comptes rendus
Le 1er septembre de chaque année lance le Top Départ de la clôture des comptes de l'année scolaire précédente sur Retkoop !
Tout d’abord, on prend une grande respiration.
Vous avez jusqu’au 30 septembre pour nous renvoyer vos comptes rendus financiers (CRF) et d’activité (CRA).
Pour rappel, tous les enseignants sont responsables de la coopérative scolaire. L’enseignant qui prend le rôle de mandataire engage sa responsabilité pour la bonne tenue des comptes pour une année scolaire complète (1er septembre au 31 août). Ainsi, c’est au mandataire de l’année scolaire de clôturer les comptes de cette même année et de nous renvoyer les documents, même s’il a changé d’école ou s’il part en retraite. Par exemple, le mandataire de 2024-2025 devra clôturer les comptes 2024-2025 à partir du 1er septembre 2025. Le nouveau mandataire sera en charge de l'année scolaire suivante.
Tuto Remplir ses comptes rendus
Vérification des comptes
Quelques conseils :
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Organisez une réunion pour les personnes qui vont vérifier votre comptabilité. Ainsi, vous êtes certain que cela sera fait avec sérieux et avant le 30 septembre.
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Si vous avez un classeur ou cahier avec les pièces justificatives, celui-ci doit rester à l’école. Cela évite à la personne qui l’a emprunté de le perdre pendant le week-end. Malheureusement, cette mésaventure est déjà arrivée et nous espérons qu’elle ne vous arrive jamais !
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On est déjà le 30 septembre et vous n’avez pas fait signer la vérification des comptes… Surtout, ne faîtes pas signer un parent ou un collègue sur un coin de table ! Prévenez-nous et nous vous accorderons quelques jours supplémentaires. Prendre un peu plus de temps vous permettra d’éviter d’éventuels problèmes lors d’un contrôle de notre part.
Adhésion
Lors de votre adhésion, indiquer le nombre d’enseignants et le nombre d’enfants. Les AESH et ATSEM ne comptent pas dans le calcul de l’adhésion. Il seront néanmoins couverts lors de vos sorties scolaires et activités de la coopérative.
Une classe est partagée entre plusieurs enseignants (classe du directeur déchargé temps plein ou enseignants à temps partiel), comptabiliser et indiquer le nom des deux enseignants.
Vous le savez, à chaque dépense correspond une pièce justificative. Concernant l’adhésion, le justificatif sera disponible sur Retkoop après vérification des documents reçus. Merci pour votre patience.
Libellés de vos commandes
Les audits comptables, comme les échanges que nous avons avec des mandataires lors de formations, montrent des difficultés récurrentes à obtenir des libellés corrects de la part des fournisseurs et prestataires (séjours, transports, visites, etc.) sur le sbons de commande comme sur les factures, malgré les demandes. Cela peut avoir des conséquences fâcheuses dans diverses circonstances (annulation de séjour, défaillance du prestataire, déclaration de sinistre, impayé, maladie de mandataire, etc.)
Vous trouverez ci-dessous un document que nous vous encourageons à photocopier et à joindre à toute commande.
Document type Libellés de commande
Tutoriels Retkoop
Lorsque vous vous identifiez sur Retkoop, vous trouverez en bas à gauche de votre écran d’accueil un cadre vert fluo. Il vous mènera vers les tutoriels de Retkoop. Pratique, non ?
Avez-vous repéré notre petite Coop’cinelle ? (oui, on adore les jeux de mots à l’OCCE…). Cliquez dessus et elle vous proposera des astuces pour magnifier votre dextérité sur Retkoop !
Vous n’avez toujours pas de réponse à vos questions ?
Nous sommes là pour vous !
Plusieurs solutions :
1 - Vous nous appelez. Depuis notre ordinateur, nous avons accès à l’interface de votre coopérative, ainsi nous pourrons régler ensemble “cette fichue ligne rouge déjà corrigée 50 fois”.
2 - Vous passez nous voir au bureau et on règle cela ensemble.